La traduzione apostille è un documento munito di certificazione, che viene richiesto in determinati casi per consentire il riconoscimento di un atto in un Paese diverso da quello in cui è stato rilasciato.
Legalizzazione di un documento: cos’è e come funziona
La disciplina del riconoscimento dell’autenticità di un atto pubblico all’estero è piuttosto articolata. In questa breve guida cercheremo di esporla in modo chiaro e semplice.
Di regola, un atto pubblico formato all’estero dev’essere sottoposto al c.d. procedimento di legalizzazione per essere riconosciuto in Italia. Analogamente, un documento rilasciato in Italia deve ottenere la legalizzazione per essere riconosciuto all’estero.
Ma cos’è la legalizzazione di un documento?
Si tratta di un procedimento piuttosto laborioso, in base al quale il cittadino che ha ottenuto un atto pubblico (ad esempio un documento rilasciato da un notaio) e che desideri far valere tale atto in un Paese estero deve:
- prima ottenere la certificazione da parte di un’Autorità del proprio Paese (ad esempio, in Italia, da parte della procura o della prefettura)
- e poi ottenere un’ulteriore certificazione da parte dell’autorità consolare del Paese estero.
Per semplificare tale procedura, molti Stati si sono accordati (con la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961) per sostituire alla necessità della doppia certificazione una sola certificazione, chiamata appunto apostilla, da ottenere presso le autorità del proprio Paese di appartenenza.
Il procedimento di apostille
L’apostille, dunque, è un timbro che consente il riconoscimento ad ogni effetto di un atto all’estero. Ovviamente, la procedura che prevede l’apposizione dell’apostille può essere adottata solo tra gli Stati che hanno firmato la convenzione sopra citata. Va detto, però, che gli Stati aderenti sono davvero numerosi, come si può vedere in questo documento sul sito del Ministero dell’Interno.
Per gli Stati che non aderiscono alla procedura dell’apostille, continua ad applicarsi la procedura di legalizzazione sopra esaminata.
Ma cosa vuol dire apostillare?
In generale, si attribuisce al termine apostille significato che deriva dal latino e che indica la sua funzione di riconoscere autenticità di un atto già formato.
In pratica, il timbro di apostilla ha due precise funzioni:
- certificare l’autenticità della firma apposta all’atto pubblico
- certificare la qualità di pubblico ufficiale di chi ha apposto la firma sull’atto stesso
L’apostille, quindi, attiene alla provenienza dell’atto da un pubblico ufficiale, ma non certifica in alcun modo, invece, la validità o l’efficacia dell’atto stesso.
Chi rilascia l’apostille in Italia
Come abbiamo accennato, il principale vantaggio della procedura di apostille rispetto a quella di legalizzazione è rappresentato dal fatto che per l’ottenimento dell’apostille è sufficiente rivolgersi ad un’Autorità del proprio Paese di provenienza, senza necessità di rivolgersi al consolato estero.
Ciò vale sia per gli atti rilasciati in Italia da far valere all’estero, sia per quelli rilasciati all’estero da far valere in Italia.
Ogni Stato aderente alla Convenzione dell’Aja del 1961 ha indicato le proprie autorità interne cui è riservato il potere di apporre l’apostille sugli atti da far valere all’estero.
Per l’Italia, tali autorità sono:
- la Procura della Repubblica, per gli atti rilasciati da pubblici ufficiali quali notai, cancellieri di tribunali, ufficiali giudiziari
- la Prefettura – Ufficio Territoriale del Governo, per gli atti rilasciati dagli uffici amministrativi di enti locali come i Comuni
Tra gli atti pubblici per cui è possibile richiedere l’apposizione dell’apostille, al fine del riconoscimento all’estero del documento, possiamo ricordare a titolo di esempio:
- certificati di nascita
- certificati di matrimonio
- certificati di titoli di studio
- certificati di assenza di condanne penali
Non sono, invece, suscettibili di certificazione con apostille gli atti privati o meramente commerciali.
Traduzione apostilla: come funziona
Un’importante precisazione va fatta con riguardo alla traduzione apostille.
Spesso, infatti, ai fini del riconoscimento di un atto in un Paese estero, è necessaria la traduzione dello stesso nella lingua di destinazione.
In tali casi è necessario procedere alla traduzione asseverata dell’atto, che altro non è che una traduzione giurata. Il traduttore professionale, in pratica, giura davanti a un pubblico ufficiale che il testo tradotto riproduce il contenuto di quello originale, assumendosi le relative responsabilità.
Ebbene, in tema di apostille va precisato quanto segue.
Ci sono Stati esteri che esigono una doppia apposizione dell’apostille, e altri Stati che invece ritengono sufficiente un solo timbro di apostille ai fini del riconoscimento della provenienza di un atto da un pubblico ufficiale italiano.
In quest’ultimo caso, l’interessato dovrà semplicemente procurarsi l’apostille sull’atto pubblico (in sostanza, un timbro della Procura o della Prefettura da apporsi sotto la firma del pubblico ufficiale) e successivamente ottenere una traduzione giurata dell’atto.
Invece, se si desidera far valere l’atto in un Paese che esige la doppia apposizione dell’apostilla, occorre ottenere un primo timbro sull’atto originale ed un secondo timbro di apostille sulla traduzione giurata.
Infine, per quanto riguarda gli atti provenienti dall’estero di cui si vuole ottenere il riconoscimento in Italia, è sempre sufficiente la sola apostilla sul documento originale, senza la necessità di un ulteriore timbro sulla traduzione asseverata.